Sønderborg Sejl- og Motorbådsklubs dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Sønderborg Sejl- og Motorbådsklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger
Klubben: Sønderborg Sejl- og Motorbådsklub
Adresse: Marina Alle 12, 6400 Sønderborg
CVR: 33410433
Mail: sejlogmotor@gmail.com
Website: s-sm.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger for medlemmer:
- Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
- Almindelige personoplysninger:
- Oplysninger om medlemmer af bestyrelsen:
- Almindelige personoplysninger, foruden medlemsoplysninger:
- Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og emailadresse
- Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer (såfremt der har været udlæg)
- Almindelige personoplysninger, foruden medlemsoplysninger:
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
- Oplysningsskema på klubbens hjemmeside om optagelse af medlemmer
- Breve eller mail, du har sendt til klubben
- Telefonisk henvendelse til dig, såfremt der mangler oplysninger
Klubbens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at bevare en kontakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke. Med virkning fra 1. januar 2019 vil samtykke være en del af indmeldelsesformularen
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i klubbens aktiviteter og andre forhold, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning af aktiviteter, fælles ture og udflugter
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Levering af varer (nøgler) og ydelser du har bestilt
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i klubbens regi, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til sejlerorganisationer mv. i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med foreningens aktiviteter
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante organisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og instruktører i relevant omfang til organisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem eller bestyrelsesmedlem af klubben.
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi oplysninger om bestyrelsesmedlemmer i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside www.s-sm.dk.
Ved væsentlige ændringer vil privatlivspolitikken blive gennemgået på den ordinære generalforsamling og du vil modtage meddelelse herom.
Sønderborg 29. oktober 2018
Bestyrelsen for Sønderborg Sejl- og Motorbådsklub
Ewald Andersen
Formand
Isabella Clausen
Kasserer
Michal Lynge
Næstformand
John Jensen
Bestyrelsesmedlem
Johan Kjartansson
Sekretær